Jak zachránit svůj tým před setkáním s bídou

Je běžné, že lidé říkají, že setkání jsou „ztráta času“, ale jedná se o přehnaný zásah.

Schůzky nejsou ve své podstatě špatné.

Špatné schůzky jsou špatné. Dobrá setkání jsou dobrá.

Špatná setkání jsou nešťastná. Pokud dáte těmto třem věcem pozvaným na schůzku, můžete číselník snížit na neštěstí.

(Zřejmé, ale) nejprve se zeptejte „vyžaduje to opravdu schůzku?“

K dispozici je mnoho způsobů komunikace. Watercooler chatuje e-mailem IM na schůzky a tak dále. Schůzka není vždy ten správný režim. Schůzky bývají vynikající volbou, když každý potřebuje slyšet stejné informace najednou, nebo pokud chcete minimalizovat dozadu a dopředu nebo se rozhodnout jako skupina.

1. Poskytněte jim informace…

Napište agendu GAP a pošlete ji předem…

GAP je zkratkou cíle, agendy a přípravy.

Program GAP je skvělý ze dvou důvodů. Ano, komunikuje jasně s účastníky, ale má přidanou hodnotu, která nutí hostitele schůzky, aby se dostal jasně dopředu také. (S touto myšlenkou jsem se setkal prostřednictvím chytrého gangu Coach.me vedeného Tony Stubblebineem. Napsali o tom dokonce knihu, která se nyní jmenuje Meeting Mastery (coauthors Alicia Liu Terrie Schweitzer)).

G je pro cíl

Jaký je cíl, že pokud bude schůzka dosažena, bude úspěšná? (Bonusové body za cíle S.M.A.R.T. samozřejmě.)

A je pro Agendu

Pokud se budete ptát lidí na jejich čas, na co je žádáte, aby je utratili? Řekněte jim to s programem. (Bonusové body za zaznamenání vlastníků a případně časové bloky). Poté můžete použít agendu pro časové rozvržení schůzky.

Osobně dávám přednost tomu, abych nebyl v souladu s programem příliš rigidní (některé tangenty jsou cenné). Přišel jsem však na to, že jsem velmi rigidní, když jsem vždy vytvářel agendu.

P je pro přípravu

Jaká příprava povede k úspěchu schůzky? Když se připojili ke schůzce, měli už něco zkontrolovat? Potřebují shromáždit informace od někoho uvnitř nebo mimo společnost? Dejte lidem včas vědět, co se očekává.

2. Dejte jim varování…

Získejte schůzky v kalendářích předem…

Respektujte práci a čas lidí. Dejte jim varování, když chcete, aby jejich čas tím, že věci do svého kalendáře.

Pokud je to možné, vyhněte se neplánovaným (a tedy nečekaným) schůzkám na poslední chvíli s „tvůrci“. (Časový rozvrh je to schůzka pevně. I když zvážíte, zda je možné ji postavit, což má tendenci věci urychlit).

Pokuste se uspořádat schůzky brzy nebo pozdě v termínu. To umožňuje „tvůrcům“ stále přistupovat k dost velkým částem času, aby mohli vykonat skutečnou práci.

Tento klasický příspěvek od Paula Grahama shrnul důvody pro dobrou ochranu tvůrců času -

"Existují dva typy rozvrhů, které nazývám rozvrh manažera a rozvrh výrobce." … Nejmocnější lidé jsou na plánu manažera. Je to rozvrh velení. Existuje však i jiný způsob využití času, který je běžný u lidí, kteří dělají věci, jako jsou programátoři a spisovatelé. Obecně dávají přednost použití času v jednotkách po půl dne. Nemůžete dobře psát ani programovat v jednotkách za hodinu. To je sotva dost času, abyste mohli začít.
Když pracujete podle plánu výrobce, schůzky jsou katastrofou. Jediná schůzka může odpálit celé odpoledne tím, že ji rozdělí na dva kousky, každý příliš malý na to, aby dokázal něco těžkého. “

Při pozvání svých „tvůrců“ na schůzky mějte na paměti.

3. Dej jim svobodu…

Použijte volitelný příznak uvážlivě…

Pečlivě zvažte, zda je každý účastník „vyžadován“ nebo „nepovinný“. Umožněte lidem volit, zda tam budou, a označte je jako volitelné.

Další čtení

Setkání s mistrovstvím