COVID-19: Proč a jak implementovat práci z domácích strategií

Proč pracovat z domova?

Jak se virus COVID-19 šíří, všichni máme osobní a profesionální odpovědnost za jeho zpomalení. I když možná nebudeme schopni virus rychle zastavit, stále máme šanci zpomalit jeho šíření a dělat, co můžeme, abychom pomohli minimalizovat námahu na náš zdravotní systém. Pokud to dokážeme, je lepší šance pro lidi, kteří ji skutečně potřebují, aby ji dostali. Je jasné, že země jako Itálie to nemohly udělat a my se od nich musíme poučit. Za tímto účelem osobně věřím, že organizace, které jsou schopny, mají povinnost provádět práci z domácích programů.

Vzhledem k tomu, že podniky a další organizace začínají uvažovat o práci na dálku v důsledku pandemie COVID-19, je pochopitelné, že zatímco vedoucí jsou odhodláni chránit své zaměstnance a dodavatele, jsou také nervózní z toho, co může práce na dálku udělat pro jejich organizaci.

Naštěstí není práce na dálku novým jevem a existuje mnoho skvělých příkladů, jak ji správně implementovat. Mám s tím osobní zkušenost. Asi před 10 lety jsem měl tu čest spoléhat se softwarovou společností Ceremity se skupinou skvělých obchodních partnerů. Růst jsme podnikali více než deset let a nakonec jsme jej prodali softwarové společnosti podporované private equity. Co bylo na Ceremity jedinečné, byla naše vzdálená pracovní síla. Byli jsme víc než to. Byli jsme distribuovanou společností se zaměstnanci a dodavateli na několika kontinentech. Dozvěděli jsme se hodně o tom, co dělat a co dělat, abychom udrželi firemní kulturu a produktivitu. Nebyli jsme v žádném případě dokonalí, ale fungovalo to pro nás.

Dobrou zprávou je, že ať už se společnosti záměrně rozhodnou založit distribuovaný podnik, nebo jsou v zásadě k tomu nuceny, vzhledem k okolnostem, které nemohou ovlivnit, mnoho z nich může přežít a dokonce i prosperovat, když bude distribuována velká část jejich pracovní síly. Je zřejmé, že v mnoha průmyslových odvětvích stále existuje mnoho organizací, kde je práce na dálku buď nemožná, nebo alespoň nepraktická, aniž by došlo ke změně obchodního modelu. Mnoho organizací také může poslat jen část své pracovní síly domů, ale ne každý.

V tomto článku bych rád nabídl některé krátkodobé strategie pro společnosti, které jsou dostatečně statečné, aby změnily své fungování. A konečně to řeší pouze případy, kdy stávající zaměstnanci začínají pracovat na dálku. Pro dlouhodobou vzdálenou pracovní sílu existují další úvahy.

Strategie

Definujte program Práce z domova

Aby lidé mohli dálkově pracovat, musí být jasnost. Pro mnoho lidí to může být nové a podivné a ne každý zvládne změnu dobře. Některé věci, které je třeba zvážit, jsou:

  • Je politika povinná, důrazně podporovaná nebo dobrovolná?
  • Jaký zásadní personál nadále pracuje z kanceláře?
  • Jaký personál je poslán domů?
  • Jaká jsou očekávání všech zaměstnanců ze dne na den?
  • Jak efektivně zvládají práci na dálku?

Udržujte dobré procesy

Jen proto, že vaše pracovní síla je vzdálená, neznamená to, že zahodíte stávající procesy nebo nemáte vůbec žádné. Jistě, možná bude třeba je vyladit, ale stále musí existovat. Například většina softwarových společností se řídí nějakým agilním procesem, jako je Scrum. Mnoho z těchto společností využívá každodenní standupy, kde každý v týmu (který je schopen) doslova stojí a předkládá aktualizace. Každodenní standupy však lze stejně snadno implementovat vzdáleně pomocí nástrojů pro spolupráci (více o tom později). Totéž platí i pro další schůzky. Všimněte si, neřekl jsem přeskočení potřebných schůzek. Místo toho jsou schůzky vedeny pouze digitálně a očekává se, že se všichni zúčastní a budou produktivní.

Zachovat odpovědnost

Podobně jako u procesů by se od vzdálené pracovní síly mělo stále očekávat, že si během práce zachová produktivitu. Lidé musí být za své výsledky odpovědní, i když pracují vzdáleně. Stejně tak si společnosti musí zachovat své stávající plánovací cykly, ať už se zaměřují na čtvrtletní skály nebo OKR. Stejně jako u jiných procesů i proces odpovědnosti jednoduše využívá digitální nástroje. Upřímně řečeno, i bez vzdálené pracovní síly by většina společností využila digitální nástroje ke sledování cílů a výsledků těchto cílů.

Využijte digitální nástroje

Sdělení

Digitální komunikace a setkání není tak bohatá jako setkání osobně, ale s videokonferencemi se můžete dostat co nejblíže tomu, co je v současné době možné. I když existuje zdánlivě nekonečné množství úžasných nástrojů, v Ceremity jsme použili níže uvedená řešení. Pracovali pro nás a pravděpodobně pro vás budou pracovat, ale v žádném případě to není úplný seznam.

Hlasové a video schůzky

  • GoToMeeting - skvělé pro online schůzky. Účastníci mohou využívat video a audio a sdílet obrazovku.
  • Ring Central - Skvělé také pro online setkání. Kromě toho může být využíván jako cloudový telefonní systém, kde každý uživatel má vyhrazené telefonní číslo, na které mohou lidé volat. Nakonec mají také službu zasílání zpráv nazvanou Glip, kde mohou členové týmu chatovat. Zprávy nejsou tak bohaté na funkce jako Slack nebo Microsoft Teams (součást Office 365), ale fungují dobře.

Týmové zprávy

Ať už jste distribuovaná společnost, nebo ne, je pravděpodobné, že ne veškerá vaše komunikace probíhá osobně. Většina společností stále využívá e-mail, i když jsou všichni v kanceláři. E-mail je vhodný pro některé věci, ale občas potřebujete pouze rychlou diskusi s jednou nebo více osobami a nemusí to být schůzka. V takových případech můžete chtít využít nějaký produkt týmových zpráv.

  • V minulosti jsme využili Slacka a milovali jsme ho. Tento nástroj používá mnoho distribuovaných i tradičních společností. K dispozici je bezplatná verze, která přichází s určitými omezeními, jako je například historie zpráv 10 000 a pouze videohovory a zvuková volání 1: 1. Toto omezení odstraňuje několik placených verzí.
  • Microsoft Teams (součást Office 365) je dobrá alternativa k Slack. Zjistili jsme, že týmy jsou v podstatě stejně užitečné jako Slack, pravděpodobně s mírnou preferencí uživatelského rozhraní Slack.

Spolupráce

Neměli byste spolupracovat prostřednictvím e-mailu. Mnoho společností si stále vyměňuje soubory a obsah pomocí e-mailových příloh. Problém s tímto přístupem je v tom, že když jedna osoba edituje dokument, musí jej poslat zpět všem zúčastněným. Pak něco změní a začarovaný cyklus pokračuje. Nakonec nikdo neví, co je nejnovější verze, nebo co je horší, existuje několik „nejnovějších verzí“. To je noční můra, které se dá snadno vyhnout pomocí nástrojů pro spolupráci.

  • V Ceremity jsme využívali Google G-Suite, který umožňuje uživatelům sdílet dokumenty, prezentace nebo tabulky. Nejen to umožňuje týmům pracovat na stejném „souboru“ současně a v reálném čase. Zjistili jsme, že tyto nástroje spolupráce fungují dobře. Jedinou výzvou, kterou jsme zažili, byla skutečnost, že dokumenty sady G-Suite jsou ve vlastním formátu společnosti Google a je třeba je převést do formátů Microsoft Office, pokud je chcete upravovat pomocí kancelářských produktů.
  • Nakonec jsme přešli na Office 365 a obecně se většina lidí líbila zážitku a opravdu z G-Suite moc neuniklo (kromě jejich úžasného hledání). Stejně jako G-Suite i Office 365 zahrnuje e-mail a kalendáře. Zahrnuje však tolik dalších užitečných nástrojů od SharePointu, po Planner, Power BI, Teams a mnoho dalších, aby se stal velmi přesvědčivou sadou.
  • Píšu to v Confluence, což je úžasný nástroj pro sdílení znalostí a spolupráci. I když je to užitečné pro společnosti zabývající se vývojem softwaru, viděl jsem, že je používán každým typem podnikání od technologií po velkoobchodníky.

Sledování projektů a úkolů

  • Jira a Azure DevOps jsou skvělé nástroje životního cyklu vývoje softwaru používané mnoha softwarovými společnostmi. Jira už nějakou dobu existuje a společnost za tímto nástrojem - Atlassian - má mnoho dalších skvělých řešení, která mají softwarovým společnostem pomoci s vývojovým procesem, úložištěm kódů, recenzemi kódů, dokumentací atd.
  • Využívali jsme Trello a nyní využíváme Microsoft Planner (součást Office 365) pro plánování a stanovení priorit práce. Trello propagoval tento způsob spolupráce a Microsoft vytvořil velmi podobné řešení, které je asi tak schopné.

Čtvrtletní skály (cíle) nebo OKR (cíle a klíčové výsledky)

Jednou z nejdůležitějších věcí, které může a měl by podnik udělat, je naplánovat a vést lidi k odpovědnosti. Společnosti používají mnoho různých konceptů a rámců k provádění ročních a čtvrtletních plánů. Google propagoval OKR (cíle a klíčové výsledky - zde je dobrý primer). V Ceremity jsme začali využívat OKR, ale nakonec jsme přijali systém, který je mnohem komplexnější, zvaný EOS. Pro OKR jsme krátce využili GTMHUB. Jakmile jsme přešli na EOS, jednoduše jsme implementovali sdílené dokumenty v G-Suite (a později Office 365), což bylo naprosto dostačující. Dokud jsou skály, OKR nebo cokoli, co vytvoříte, vytvořeny ve spolupráci, transparentně a lidé jsou za ně zodpovědní, nástroj sám o sobě nezáleží.

Pracovní prostředí

Věřím, že jedním z nejvíce opomíjených klíčových aspektů vzdálené práce je pracovní prostředí dané osoby. Některé otázky, které je třeba položit, jsou:

  • Budou-li pracovat na dálku, budou mít prostředí, ve kterém mohou svou práci vykonat?
  • Pokud potřebují tichý prostor, aby se mohli soustředit, nebudou mít nic jiného než neustálé přerušení? To je obzvláště důležité, protože školy se zavírají a děti zůstávají doma.
  • Rovněž mají k dispozici veškeré vhodné vybavení a nástroje, aby svou práci provedli, jako by byli v kanceláři? (notebooky, monitory, kabely atd.)
  • Mají přístup k podnikovým systémům, které nejsou přístupné z internetu.
  • Mají dobrý přístup k internetu?

Závěrečné myšlenky

Přál bych si, aby všichni zůstali v bezpečí a zdraví, ale realitou pandemie je, že mnoho lidí onemocní nebo zhorší. Máme však povinnost zpomalit šíření viru. Osobně se domnívám, že organizace, které jsou schopny realizovat práci z domácího programu, mají povinnost tak učinit. Zároveň by to nemělo znamenat, že nemohou nadále poskytovat skvělé služby svým zákazníkům a přežít a prosperovat. V mnoha případech lze práci z domova dobře implementovat a já doufám, že tento článek obsahuje alespoň nějaké pokyny k tomu.

Nejsem spojen ani nepředstavuji žádnou ze společností, které jsem zmínil v tomto článku.