Konverzační zpravodajství: Jak získat maximum ze schůzek

Vzpomeňte si na schůzku, kde se více lidí v týmu začalo dostávat do vzrušené diskuse. Jak to eskalovalo, představovali jste si, jak byste mohli uniknout bez úhony. Možná jste byl někdo, kdo byl silný v jejich víře a stal se frustrovaný, když ostatní neviděli váš názor. Možná to začalo jako brainstormingové zasedání s tunou vyhozených nápadů, ale nebylo dohodnuto žádné řešení. Bez ohledu na situaci jsme všichni byli součástí obávaného „neproduktivního“ setkání.

Podle slovníku Oxford je setkání „shromáždění lidí pro určitý účel, zejména pro formální diskusi“. Jak bylo ukázáno výše, „formální diskuse“ není vždy na schůzích. Jak je možné, že i když máme konkrétní účel, mohou se členové stejného týmu střetnout nebo se setkávat, že se cítí, jako by se tým plahočil blátem. Čtením Conversational Intelligence od Judith E. Glaserové jsem objevil několik užitečných tipů, jak strukturovat schůzky, abych umožnil větší společné vytváření.

Spoluvytváření je termín používaný v celé knize jako odkaz na nejvyšší úroveň konverzací. Konverzace spadají do spektra od rezistorů k spoluvytváření s myšlenkou, že musíte dostat důvěru, abyste se dostali přes počáteční fázi dialogu o triviální výměně informací. Je důležité rozebrat nedůvěru. Nechci jít příliš hluboko do biochemie lidského těla, ale krátké vysvětlení nám může pomoci pochopit, proč je budování důvěry tak důležité pro produktivní týmová setkání.

Glaser vysvětluje, že amygdala je primitivní část mozku, která ovládá emoce, a je jedním ze vstupních bodů do zbytku mozku, zejména prefrontální kůry. Nejhlubší úroveň myšlení se odehrává v prefrontální kůře. Amygdala interpretuje situaci během zlomku vteřiny a má automatickou odpověď, která nás chrání před poškozením nebo nám umožňuje otevřít se a odhalit naše skutečné já. Důvěru lze podvědomě vytvořit strukturováním schůzek smysluplnějším způsobem, abychom mohli získat přístup k nejhlubším myšlenkám a myšlenkám každého.

Před zasedáním odešlete agendu a umožněte zpětnou vazbu. Znovu poslat revidovanou kopii před schůzkou. Toto jednoduché gesto vyvolává pocit spolupráce se členy týmu, na rozdíl od diktátorského vedení. Jděte o krok dále a umožněte členům týmu rozšířit pozvání na ostatní, kteří budou mít z diskusí prospěch. I když si pamatujete na sezení, mohou být diskuse více provokující.

Jakmile na schůzce, začít s potřesení rukou. Handshake pocházel z toho, že ukazoval svým nepřátelům, že nemáte zbraň, takže silně signalizuje amygdale, „příteli, nepříteli“. To zahájí proces, jak přimět účastníky, aby se posunuli směrem k „my-centrickému“.

Věřím, že většina organizací ví, že je v jejich nejlepším zájmu jít směrem k „mycentrickému“ rámci mysli, přesto se stále nacházíme v těch prudkých burzách zmíněných na začátku. „I-centrické“ pramení z lidí, kteří přirozeně touží po pocitu, že mají pravdu, a další je způsobeno pěti konverzačními slepými skvrnami. Vivek Gambhir z pondělí-8:00 poskytuje solidní vysvětlení Glaserovy koncepce, Double-Clicking, nástroj pro lepší pochopení perspektiv ostatních při setkání a udržení rovnováhy v konverzaci.

S tímto konceptem je také užitečné cvičení:

  1. Shromážděte skupinu lidí - nebo tým, který bude spolupracovat. 5–7 lidí na stůl
  2. Každá osoba nakreslí kruh na svůj vlastní kus papíru s 12 zářezy na vnější straně (jako hodiny)
  3. Nechte skupinu vybrat klíčové slovo, které se má napsat do středu každého z jejich kruhů
  4. Na svůj vlastní kus papíru si každý zapíše prvních 12 slov, která přicházejí na mysl v souvislosti s klíčovým slovem
  5. Jděte, dokud každý člověk nesdílí svých 12 slov
  6. Opakujte cvičení s jinými klíčovými slovy

Může to být otevření očí, které objevíte o pohledu každého člověka na stejný koncept. Teprve když si uvědomíte, jak člověk interpretuje problém, můžete společně vytvořit řešení.

Budování důvěry a pozor na běžné úskalí, včetně „Blind Spots“ a „Being Right“, může zabránit vzniku úzkosti a také upozornit na vhodný čas na přestávku. Navrhování prohloubení s úmyslem znovu se smířit umožňuje skupině znovuzískat své myšlenky a vrátit se do stabilního emočního stavu. Týmy jsou povzbuzovány k tomu, aby po schůzkách podávaly zprávy, aby členové mohli sdílet aspekty, které považují za užitečné, části, které by mohli udělat bez, a nové způsoby, jak se všichni cítí, že mohou být zcela otevřeni bez úsudku.

Přístup založený na výzkumu, jak získat maximum ze schůzek, je získat z každého člena týmu maximum. Navazujte důvěru podvědomě a vědomě ve způsobu, jakým strukturujeme naše setkání, abychom zvýšili naše šance na „produktivní“ setkání.

Autor: Steve Nord, Associate Software Developer, Callibrity

Steve strávil prvních 6 let své kariéry v pojistně-matematické oblasti. Často automatizoval úkoly pro zvýšení efektivity, které se proměnily v vášni a vedly k jeho kariérním změnám. Steve začal s přechodem na programování učením Java a získal zkušenosti na volné noze pomocí JavaScriptu a React. Steve si užívá sportů, filmů a cestuje se svou manželkou Sarah.

Původně zveřejněno na adrese https://www.callibrity.com.