Sám v práci. Jak vzdáleně spolupracovat s klienty a kolegy?

Zřeknutí se odpovědnosti: Popsal jsem své myšlenky na produktivní práci v předchozím příspěvku: Jak efektivně pracovat ve vzdáleném týmu? Upozornění na spoiler: Stále hledám odpověď. V tomto článku se zaměřuji na konkrétní nástroje a řešení, které používám ve své práci designéra UX. Mějte na paměti, že následující rady mohou být ve vaší situaci nedostatečné.

Cíl: osobní štěstí

Jak být šťastný? Zní to spíš jako filosofická otázka. Myslím, že štěstí obchází pojmy jako láska, úcta, zdraví, relaxace a peníze. Takže pokud jde o práci, zaměřím se na maximalizaci peněžní části, ale ne na úkor jiných faktorů štěstí. Například nebudu rozhodovat o vyšším platu, pokud musím udělat něco ponižujícího.

Naštěstí jsem spokojen se svou současnou pracovní situací a přinejmenším ji chci udržet. To znamená, že můj zaměstnavatel musí být spokojený s mou prací. Je, když generuji příjem pro společnost. A to se stane, pouze když naši klienti hodnotí mou práci pozitivně. Na provozní úrovni musím maximalizovat spokojenost zákazníka.

Dokážu to:

  1. poskytování kvalitní práce včas,
  2. zajištění klienta, může se na mě spolehnout (tj. jsem k dispozici)

První bod se zdá být zřejmý. Druhý je složitější, protože se týká vzhledu, který jsem tu pro vás.

Pracovní charakteristika

Jako designér UX:

  • návrh rozhraní aplikace,
  • navrhnout uživatelské toky,
  • analyzovat výzkumná data,
  • provádět uživatelské studie,
  • představit mou práci a spravovat zpětnou vazbu.

Moje charakteristika

  • Jsem introvert. Mluvit s ostatními lidmi vysává moji energii. To znamená, že bych se samozřejmě vyhnul většině forem přímé komunikace. Samozřejmě, někdy je to nevyhnutelné, jako v případě prezentace mé práce.
  • Chápu, jak podniky fungují. První firmu jsem založil ve věku 21 let (před dvanácti lety). Vystudoval jsem ekonomickou univerzitu. Proto občas provádím obchodní analýzu a nepotřebuji BA, aby mi to vysvětlil.
  • Pracuji jako tým UX jednoho. Obvykle jsem jediným projektantem projektu, takže jsem si vyvinul řadu dovedností: wireframing, GUI design, UX výzkum (většinou IDI, webová analytika a stolní výzkum). Někdy dokonce vytvářím celé webové stránky od nuly (díky přístupu Webflow no-code). To znamená, že spolupracuji se zúčastněnými stranami, vývojáři, obchodními analytiky a vedoucími projektů.
  • Svou práci organizuji samostatně. Nemám rád nepořádek, pokud to není kreativní. Moje poznámky, soubory a zpětná vazba jsou snadno sledovatelné a spravovatelné.
  • Nesnáším ztrácet čas a další kecy. Neplodná setkání mi připadají jako mučení. Proto jsem proti slepému sledování každého agilního rituálu, jako by existoval posvátný kontrolní seznam. Potřebujeme se každý den účastnit půlhodinového stand-upu? Také opovrhuji nerozhodností a setrvačností organizace.

Pravidla účinné spolupráce

Méně komunikace a zaměření na práci

  • Přidělím tři časy, když odpovídám na všechny zprávy hromadně (na začátku, uprostřed a na konci pracovního dne). Záměrně nepřiděluji přísné hodiny, protože si vážím flexibility.
  • Otevřeně kritizuji schůzky bez agendy ani jasného cíle. Po každé telekonferenci, kterou jsem se zúčastnil, požaduji písemné sdělení. Být takovou bolestí v zadku má své výhody - lidé mě zvou, jen když budu potřebovat.
  • Filtruji svou doručenou poštu zanedbáváním komunikace, která se mě přímo netýká.
  • Nikomu nedávám své telefonní číslo, pokud to není můj nadřízený nebo klíčový účastník (zástupce klienta odpovědný za finanční stránku projektu, např. Generální ředitel nebo vlastník produktu).
  • Odmítám přijímat jakékoli vedlejší úkoly. Když jsem na projektu, soustředím se pouze na něj. Pokud je moje dovednost nezbytná pro další projekt s vysokými příjmy, vyzývám své nadřízené, aby přeuspořádali můj rozvrh. 60% času pro projekt A a dalších 40% času pro projekt B. Dobře, ale udělejme to oficiální. Jedinou výjimkou, kterou jsem udělal, jsou projekty, kterých jsem se nedávno zúčastnil, a to pouze tehdy, pokud moje angažovanost nepřesáhne 1 hodinu týdně. Protože vím, podrobnosti projektu, můžu udělat práci super rychle.

Proč je to dobré pro spolupráci?

Díky těmto postupům šetřím čas a mohu jej více věnovat poskytování kvalitní práce (a na tom záleží, ne jako pomocné linky).

Otevřeno na pomoc mým spoluhráčům a spolupracovníkům

Může to vypadat v rozporu s výše uvedeným pravidlem. Je to však jen přirozený doplněk. Na jedné straně omezuji nevyžádanou poštu a odmítám působit jako specialista na zákaznické služby pro své spolupracovníky. Na druhé straně sděluji, co je moje odbornost a za jakých podmínek jsem ochoten pomoci. Je to otázka času. Mohu trávit mnohem více času se svými spoluhráči, když vidím, že mohu dramaticky zlepšit kvalitu jejich práce (až 50% svého času). Také dychtím radit lidem mimo můj tým, ale pouze pokud to trvá několik minut. Jinak se stane vedlejším úkolem.

Proč je to dobré pro spolupráci?

Jsem jediný specialista na UX ve své společnosti, takže moje expertíza by mohla v některých aspektech vrhnout nové světlo.

Asynchronní prezentace

Je to vražedná funkce a aktuální hvězda mého repertoáru. Před uspořádáním domácí kanceláře jsem shromáždil všechny zúčastněné strany v místnosti a představil drátové snímky na velké obrazovce. Přestože to pro mě bylo stresující, ocenil jsem jeho účinnost. Zpětná vazba přišla okamžitě.

Současná situace vylučuje možnost takového setkání, ale existují online alternativy, například telekonference. S nástroji pro online setkání však existují technické potíže. Některé nástroje jsou založeny na prohlížeči, což je v mnoha případech dostačující, ale v mé práci se nemůžu spolehnout na nekvalitní zobrazení drátových snímků. Jiní rozpoznávají rozlišení obrazovky moderátora, ale vyžadují lokální instalaci aplikace (někteří zaměstnanci společnosti nemají administrátorská oprávnění, takže je to velké ne). Přišel jsem s jiným přístupem - HD video. Zaznamenávám obrazovku (se zvukem), na které uvádím drátové snímky, a vysvětluji konkrétní řešení a tok uživatelů. Video trvá v průměru 10 až 20 minut, takže je mnohem kratší než obvyklé setkání. Navíc si jej může každý účastník sledovat, když má čas. Zpětná vazba přichází jako e-mail (ve skutečnosti mnoho e-mailů).

Proč je to dobré pro spolupráci?

  • Zapojit se může více lidí (stačí odeslat odkaz na video)
  • Zpětná vazba je přehlednější (zúčastněné strany si to mohou promyslet v míru)
  • Žádný stres pro mě (nahrávání obrazovky vs. veřejné vystoupení)

Bohužel existuje i nevýhoda. Dostávám odpovědi po dlouhou dobu. Může trvat až jeden týden, což může narušit pracovní postup, pokud je k přejetí vyžadováno přijetí.

Asynchronní pohotovost. Od 30 do 1 minuty denně.

Je to tip pro přítele. Neměl jsem šanci ji použít, ale ten nápad jsem miloval. Místo obvyklého stand-upu, který může trvat až 30 minut (skutečný příběh), tým mého přítele píše stručnou denní poznámku (co jsem udělal včera? Co udělám dnes? Nejvýše pár vět) asynchronně na wiki. Jeho tým vytvoří jeden dokument na stand-up.

Proč je to dobré pro spolupráci?

Odstraňte nevýhody stand-up (příliš mnoho času zbytečně) a nechte výhody (tým je informován).

Nástroje pro efektivní spolupráci

Kap pro nahrávání obrazovky na MacOS

Kap používám pro zaznamenávání mých drátových prezentací. Tento nástroj je výkonný a zdarma. Bohužel je k dispozici pouze pro Mac. Po vygenerování souboru jej nahraju do služby streamování videa. Používám YouTube, protože nabízí funkce soukromého odkazu.

E-mail pro komunikaci

Jsem stará škola. E-mail pro mě zůstává komunikačním nástrojem číslo jedna, protože:

  • Každý má e-mail, takže zde není překážka vstupu.
  • Můžete psát velmi dlouhé zprávy a připojit další soubory.
  • Máte úplnou historii (někdy i off-line).
  • Pokročilé filtry vám poskytují úplnou kontrolu nad vaší doručenou poštou.

Wiki pro dokumentaci

Vážím si wiki, protože posilují spolupráci v reálném čase. Kromě toho jsou online dokumenty aktuální na rozdíl od dokumentů Word uchovávaných místně. Existují desítky wiki, ale Paper Dropbox je moje nejoblíbenější. Má čisté rozhraní a všechny funkce, které potřebuji. Pokud však chcete využívat online tabulky, doporučujeme Disk Google. Oba jsou zdarma.

AirTable pro další dokumentaci

AirTable není zjevné řešení. Tento nástroj umožňuje vytvářet databáze ve formě tabulek a vztahů mezi záznamy. Dávám přednost tomu, když provádím obchodní analýzu. AirTable v tomto scénáři překonává Excel nebo dokonce tabulky Google.

Axure Cloud pro drátové snímky online

Jdu s Axure Cloudem, i když navrhuji v aplikaci Sketch (právě exportuji kreslicí plochy ve formátu PNG a přidávám interakce). Dráty webových aplikací se cítí realističtější. V Axure vypnu komentáře, protože dávám přednost shromažďování zpětné vazby prostřednictvím e-mailu.

Zeplin (nebo Axure Cloud) pro předání vývojářům

Pokud navrhuji v aplikaci Sketch, půjdu se Zeplinem. Když zvolím Axure, zůstanu v Axure Cloud.

Papírový Poznámkový blok pro seznamy úkolů

Existují vynikající online nástroje pro seznamy úkolů. Byl jsem spokojený s Todoistem (skvělé pro jednoduché seznamy úkolů) a Click-up (skvělé pro komplexní projekty). I když jsem tyto nástroje ocenil, měl jsem dojem, že mě zpomalují. Stalo se to proto, že jsem nebyl schopen předvídat úkoly, které budu dělat v určitý den. Svůj tvůrčí proces bych popsal jako organizovaný nepořádek. Během dne bych mohl změnit názor stokrát, takže aktualizace seznamu úkolů by byla příliš časově náročná. A vážně potřebuje někdo vědět, že jsem tuto velikost písma změnil z 13px na 12px, pak 14px? Papírový Poznámkový blok pro mě funguje nejlépe.

Nástroje pro neefektivní spolupráci (nesnáším)

Některé možnosti zde mohou zasáhnout jako šok.

Přiblížení pro online schůzky a sdílení obrazovky

Cítil jsem nejednoznačné, když jsem na tento seznam dal Zoom. Myslím, že je to mocný nástroj, a za tím obdivuji technologii. Funkce sdílení obrazovky funguje bezchybně. Pokud jste na online setkáních, doporučuji Zoom. Problém je v tom, že jsem proti nim, protože příliš často nevedou k žádnému výsledku. Doufám, že v budoucnu umístím Zoom na první seznam.

Slack pro chat

Chci se s tebou rozejít, Slack. To nejsi ty. To jsem já. Prostě se nemohu obejít konceptu rychlého zasílání zpráv v práci. Rozhovory jsou dobré pro rozhovor s přáteli na Facebooku. Ironií je, že samotné jméno vám říká všechno. Slack umožňuje uvolnění při práci.

Slovo pro dokumenty

Spolupráce prostřednictvím recenze> Sledování změn je noční můrou a měla by být zakázána. Různé verze dokumentu se množí mimo kontrolu. Drahé slovo, děkuji za devadesátá léta. Teď umřete.

Telefon, víš, mluvit

Nesnáším firemní telefonní hovory ze dvou důvodů:

  • Přerušují můj hluboký pracovní čas.
  • Nutí mě, abych se okamžitě rozhodl. Výsledek je příliš často suboptimální (alespoň pro mě). Například přijímám nerealistický termín a musím dát neuhrazené přes hodiny.

Jira za cokoli (pokud nejste vývojář)

Nesouhlasím s nástroji pro sledování úkolů a odhadů času. Jsem si vědom jejich výhod ve světě softwaru. Vývojáři rozkládají obrovské úkoly na robustnější části a složitý problém se zjednodušuje. Bohužel nejsem schopen rozdělit všechny výzvy, kterým čelím, a připravit kontrolní seznam úkolů. Je to zavádějící, protože během procesu navrhování mohu znovu a znovu měnit předchozí rozhodnutí. Vím, že klienti potřebují určité termíny a poskytuji je. Odhaduji však milníky, ne každý jednotlivý úkol. Například vám mohu říci, že jsem tuto vstupní stránku navrhl za týden. Ale nechci se ponořit do detailů, jako to, co udělám první den hodinu po hodině.

Ukázala jsem své dokonalé uspořádání. Co je tvoje?