5 způsobů, jak nám věda ukazuje, jak pracovat lépe virtuálně

Foto: Chris Benson, Unsplash

Všichni jsme tam byli v určitém okamžiku. Ve středu je 15:00. Nyní jste telefonovali se spolupracovníky šest hodin. Zdá se, že váš mozek přestal fungovat. Jediné, co slyšíte, je šum sestupující z telefonu a už se nemůžete soustředit.

Virtuální práce je základem dnešní organizace. Většinou je to rozzuřující, vyčerpávající a bohužel neúčinné. Přesto to tak nemusí být. Vzhledem k tomu, že více společností uvažuje o zvýšení virtuální práce - zejména s ohledem na nové a potenciálně přetrvávající obavy z nového viru -, může být nyní vhodný čas zamyslet se nad nejlepšími vědeckými nápady, jak učinit virtuální práci mnohem méně… no, pracovat.

Zde je pět mých oblíbených.

Ať je to více společenské

Mozek automaticky a nevědomě klasifikuje lidi jako ve skupině a mimo skupinu. Spolupráce s členy skupiny se necítí jen lépe, zpracováváme jejich informace bohatěji a méně kognitivních chyb. Spolupráce s členy mimo skupinu je spíše hrozbou. Jsme opatrní a nedůvěřujeme jim tolik. Bohužel se zdá, že lidský mozek je stavěn na výchozí skupinu, dokud není prokázáno jinak.

Jednoduchým řešením pro virtuální práci je posunutí způsobu, jakým kategorizujeme ostatní účastníky ve virtuální pracovní relaci, jako skuteční lidé, místo konceptů.

Znáte ten pocit, když jste s někým pracovali několik měsíců na telefonních hovorech a pak se konečně osobně setkali? A o kolik snadnější je s nimi pracovat? To je mechanismus, o kterém mluvím. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je samozřejmě setkat se osobně, ale stále můžeme budovat pocity ve skupině pomocí videa pro setkání. Pokud to z nějakého důvodu nebude fungovat, nezapomeňte si udělat čas, abyste se seznámili s týmem jako s lidmi. Podívejte se na jejich fotografie, dozvíte se o jejich životech, jejich cílech, jejich koníčcích a vy tyto lidi klasifikujete jako skutečné lidi místo toho, aby vám na konci telefonovali jen zvuky. Díky tomu budete všichni lépe pracovat.

To, co vidíte, je to, co dostanete

Zatímco mluvíme o videu, jedním z mých domácích mazlíčků jsou lidé, kteří si chvilku nezřídí, aby si vytvořili své video, abyste je mohli vidět jasně a profesionálně. Příliš často se účastníme videohovoru a někdo má podsvícení, takže to vypadá jako výslech. Nebo vůbec žádné osvětlení. Nebo je polovina jejich hlavy odříznuta. Nebo můj nejoblíbenější, jsou příliš blízko fotoaparátu a můžete vidět příliš mnoho.

Když si někdo nevzal čas, aby se na obrazovce objevil profesionálně, je pravděpodobné, že jsme nevědomky předpokládali, že jsou v jiných říších nedbalí. Dobrá spolupráce v jakékoli formě je založena na důvěře, na tom, že si lidé navzájem berou slovo. Výzkum ukazuje, že důvěru tvoří dvě klíčové složky: teplo a kompetence. Pokud se nestaráme o to, aby bylo vidět, jasně se sníží a ovlivní to kvalitu interakce, a to jak snížením důvěry, tak neustálým rozptýlením.

Zvuková rada

Tady je jedna z největších chyb, které vidím ve virtuální práci, ať už s videem nebo bez něj. Pokud to vyžaduje úsilí, aby lidé slyšeli mluvit, hra skončila. Všichni máme omezenou pozornost a špatná kvalita zvuku je obrovské rozptýlení, které brání dobrému zpracování. Je to všechno o poměru signál k šumu. S čistým zvukovým signálem je jakákoli práce mnohem jednodušší. Díky vzdálenému, poškrábanému nebo přerušovanému zvuku se na to každý soustředí místo na dosah ruky.

V mé vlastní organizaci jsme investovali čas a finanční prostředky do nalezení perfektního řešení pro mikrofon pro naše konferenční místnosti. Poté jsme zvuk důkladně otestovali a zjistili, že mluvení doslova jednu nohu od mikrofonu funguje, a nic jiného nedělá. Na začátku každého setkání připomínáme lidem, kteří nemají tento zvyk zakořeněný. S ostrým a čistým zvukem je to jako být tam. Jediný mikrofon na střeše, který zachytil šest lidí, jej nerozřezal. Investujte do zvukové technologie tak, aby mozky, ať jsou kdekoli, mohly vzájemně ovlivňovat způsob, jakým byly zamýšleny: zaměřené na vzájemné nápady, nikoli na rušivé myšlenky: „Kdy bude zvuk lepší?“

Cue the visuals

I když si myslíme, že práce virtuálně - řekněme pomocí Zoom, Webex, Skype nebo něčeho podobného - bude pomalejší a méně efektivní, ukáže se, že s nějakým kreativním myšlením (a za předpokladu, že dodržujete výše uvedené rady ohledně osvětlení a kvality zvuku) , tyto formáty mohou ve skutečnosti dělat víc než osobní setkání.

Představte si, že diskutujete o projektu s týmem osmi lidí, vše na kameru na samostatných místech. Vedoucí týmu může položit otázku a získat vizuální narážku na odpověď, což ušetří spoustu času. Mohou požádat každého, aby dal palec nahoru pro „Souhlasím,“ palec do strany pro „Nejsem si jistý,“ a palec dolů pro „Nesouhlasím.“ Otázky jako „Co si lidé myslí o té myšlence?“ nebo „Pokryli jsme zde všechny úhly?“ jsou mnohem efektivnější na video platformě, kde každý může okamžitě vidět reakci celého týmu.

Poslední poznámka k reakcím: Sledujte přikývnutí. Lidé nevědomě přikývnou, když souhlasí s určitým bodem, a nadšeně přikývnou, když souhlasí silně. Vůdce může najít někoho, kdo se zdá být vášnivým tématem a vyzvat je. Tyto druhy vizuálních podnětů, s trochou praxe, v kombinaci s dobrým usnadněním vedoucím týmu, mohou zrychlit virtuální práci.

Využijte zpětných kanálů, abyste věci urychlili

Podobně jako v předchozím bodě o používání vizuálů, můžeme také použít funkce chatu, aby každý mohl sdílet své myšlenky „paralelně“. Mluvení ve skupině probíhá sériově - jedna osoba mluví za druhou, lidé reagují na myšlenky první osoby a další reagují dále.

To vše vyžaduje čas. Někdy je mnohem efektivnější získat vstup celého týmu písemně najednou, řekněme na funkci chatu nebo ve sdíleném dokumentu, takže každý vidí výstup.

K tomu existuje umění a v NeuroLeadership Institute jsme po nějakou dobu honili tento koncept paralelního zpracování pro vnitřní použití a začali učit i ostatní. (I když je to možná skutečný nástroj pro zajištění toho, aby virtuální schůzky skutečně fungovaly, je třeba tuto myšlenku používat opatrně, aby nedošlo k rozptýlení. Nechcete, aby lidé jen spolu mluvili, místo aby věnovali pozornost Setkání.)

Zde je příklad, jak to může vypadat. Představte si tým, který se rozhoduje o marketingové strategii nového produktu. Vůdce by mohl požádat skupinu, aby každému dala hodnocení myšlenky, v měřítku 1–10, bez dalšího komentáře, vše v chatu. Celá skupina má velmi rychle pocit, jak se všichni o této myšlence cítí. Vůdce by pak mohl požádat lidi, aby na každém seznamu uvedli tři důvody a tři důvody proti této myšlence.

Skutečnost, že to může každý udělat najednou, a pak si to všechno může přečíst najednou, změní 30minutovou konverzaci, která se zdá být náhodná, podle toho, kdo se cítí jako mluvit nebo kdo mluví nejhlasitěji, na 10minutovou konverzaci to je více zaměřené, více založené na datech a - tady je kicker - méně zaujaté a inkluzívnější, dvě věci, které v poslední době pro organizace hodně záleží. Neříkám, že bychom neměli nechat čas na plynulou diskusi. Ale získání základní zpětné vazby na nápad od osmi lidí v seriálu je frustrovaně neúčinné.

Stručně řečeno, s některými dobrými návyky na týmové a organizační úrovni se ukazuje, že pokud jde o zefektivnění schůzek, práce ve skutečnosti může být ve skutečnosti lepší než jít do kanceláře. Navíc k tomu přidejte méně času v provozu, více času na další práci a přemýšlení a - zejména v poslední době - ​​snížený strach ze sdílení jakéhokoli druhu infekce, a zdá se, že virtuální práce je něco, co bychom se všichni mohli dobře soustředit na trochu více.

Tento článek se původně objevil ve Forbesu.